印章代表了一個(gè)組織的全部對外活動(dòng)和對內管理，是這個(gè)組織權力的象征。印章的使用管理在某種程度上已經(jīng)成為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的縮影，通過(guò)對印章使用管理現狀的分析，可以很好地透視一個(gè)企業(yè)內部管理的狀況，發(fā)現其薄弱環(huán)節和隱含的運營(yíng)風(fēng)險。對于大型建筑施工企業(yè)來(lái)講，由于生產(chǎn)方式的特殊性，印章管理更加復雜，本文擬通過(guò)對大型建筑施工企業(yè)印章管理現狀的分析，就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見(jiàn)。
1.印章的作用與分類(lèi)
印章是一個(gè)組織的符信。由于是符信，符合中國人的傳統觀(guān)念，導致用法律予以確認。比如，《合同法》第三十二條規定：“當事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立”；《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟，必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權委托書(shū)”；《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規定：“借用業(yè)務(wù)介紹信、合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同書(shū)或者銀行賬戶(hù)的，出借單位和借用人為共同訴訟人�！睆倪@些規定可以看出，我國法律確立了公章代表公司、單位，公章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，獨立發(fā)生效力的原則。
大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點(diǎn)和跨地區經(jīng)營(yíng)的需要，根據其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為以下三類(lèi)：
1.1行政公章類(lèi)，指企業(yè)、單位、機構及其部門(mén)等行使企業(yè)職權的法定名稱(chēng)章。主要包括：經(jīng)公安部門(mén)批準并刻制備案的法定單位名稱(chēng)章，也就是俗稱(chēng)的“行政公章”；冠有單位名稱(chēng)的內設職能部門(mén)或分支機構名稱(chēng)章；冠有單位名稱(chēng)及工程項目名稱(chēng)的項目部公章；以及為實(shí)施某項特定的管理活動(dòng)或完成某項任務(wù)而設立的特定機構名稱(chēng)章等。
行政公章代表了對應組織(企業(yè)、單位、機構或部門(mén))日常對內對外的各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，在其法定或書(shū)面授權范圍內，行使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理權利，承擔相應責任。
1.2業(yè)務(wù)專(zhuān)用章類(lèi)，指冠以企業(yè)單位法定名稱(chēng)，用于業(yè)務(wù)管理活動(dòng)并明確專(zhuān)門(mén)用途的印章，主要包括：合同專(zhuān)用章、財務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、資料專(zhuān)用章、預(結)算專(zhuān)用章等。
業(yè)務(wù)專(zhuān)用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對應業(yè)務(wù)范圍內對外行使權利、承擔責任。
1.3領(lǐng)導人員印鑒章，指以企業(yè)領(lǐng)導人員或取得某種授權的人員的名義，代表企業(yè)實(shí)施職務(wù)行為的名章。一般包括法定代表人、企業(yè)負責人、技術(shù)負責人、財務(wù)負責人或其他取得授權人員的名章、簽字章等。這種印章與個(gè)人私章性質(zhì)不同，屬于公務(wù)專(zhuān)用章。
領(lǐng)導人員印鑒章可以代表領(lǐng)導人員本人行使與本企業(yè)有關(guān)的職務(wù)管理權利和承擔相應責任。
2.大型建筑施工企業(yè)印章使用管理的現狀
2.1印章使用的特點(diǎn)
2.1.1印章種類(lèi)多、數量大
大型建筑施工企業(yè)由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，一般會(huì )設置多級法人或多個(gè)分支機構，而這些子企業(yè)或分支機構及其職能部門(mén)均需要刻制相應的印章來(lái)實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。同時(shí)，由于建設工程項目存在獨立性和流動(dòng)性的特征，同時(shí)每個(gè)工程項目均需要在一定職權范圍內代表企業(yè)與相關(guān)方之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)或進(jìn)行信息溝通，這就需要刻制項目部公章或技術(shù)資料專(zhuān)用章等實(shí)施相關(guān)的行為。大型企業(yè)因為規模大、工程項目多，加之工程項目結束后的竣工結算、質(zhì)量保修等因素，項目印章不會(huì )被及時(shí)銷(xiāo)毀，直接導致一些企業(yè)項目章的數量往往非常龐大。此外，大型建筑施工企業(yè)在開(kāi)展跨地區經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，需要設置區域性生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，以及應項目所在地建設行政管理部門(mén)要求而開(kāi)設的窗口單位(含各類(lèi)分支機構及子公司)。這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財務(wù)管理、項目施工、工程結算等方面刻制相應的印章，以上這些因素都導致了大型建筑施工企業(yè)印章的種類(lèi)和數量繁多。
2.1.2印章使用頻率高、周期長(cháng)
建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長(cháng)，項目實(shí)施過(guò)程中需要涉及使用印章的事項繁多，各個(gè)業(yè)務(wù)管理條線(xiàn)的部門(mén)章、專(zhuān)用章以及項目部公章等使用頻率很高，尤其項目部公章，在一定程度上承擔了企業(yè)對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò )的功能。而大型建筑施工企業(yè)建設項目多，涉及到的印章使用頻率更是比一般企業(yè)要高出許多。同時(shí)，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規模、標志性項目的施工周期可能長(cháng)達5、6年，印章使用次數更是遠超一般項目。
2.1.3異地用印成本高、協(xié)調難
根據公安部《印章治安管理辦法》的規定，一個(gè)企業(yè)法人只能有一枚經(jīng)登記備案的單位法定名稱(chēng)章，即行政公章。大型建筑施工企業(yè)在跨地區經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必然碰到異地招投標、異地簽約、異地辦理各種手續等情況，大多需要用到企業(yè)公章。比如在工程投標過(guò)程中，需要頻繁用印，一旦同時(shí)有幾個(gè)地區開(kāi)展投標活動(dòng)，如何安排公章使用便成了一個(gè)難題。由于當前電子印章尚未被市場(chǎng)所廣泛接受，授權駐外機構印章行使單位公章部分職權也未完全被相關(guān)方所認可，有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高，出差過(guò)程中經(jīng)手層次多、人員雜，印章丟失或被盜風(fēng)險高等問(wèn)題，特別是可能顧此失彼，影響企業(yè)面上的正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。如何協(xié)調好單位公章的使用，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個(gè)管理難題。
2.2印章管理中存在的主要問(wèn)題
2.2.1用印手續審核不嚴
當前，不少大型建筑施工企業(yè)都建立了嚴格的用印審批制度，但在具體執行中卻不同程度地存在審核把關(guān)不嚴、印章使用隨意性比較大的現象。主要表現為：一是用印審批手續不全，審核不嚴。比如審批手續滯后，先用印后審批；應當由相關(guān)負責人審批的事項，未經(jīng)審批用印，有的審批人員對用印事項審核不嚴，導致審批手續形同虛設。二是越權用印。印章使用范圍超越批準范圍，可以使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用單位公章，不可使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章卻又規避審核，擅自加蓋業(yè)務(wù)專(zhuān)用章；超范圍使用項目章，將項目章用于未經(jīng)審批的經(jīng)濟合同或證明文書(shū)，構成表見(jiàn)代理，存在重大經(jīng)濟風(fēng)險的隱患，此類(lèi)行為引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢有耳聞。三是忽視用印管理流程。一些用印申請應登記而未登記；用印事項需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)審核而未審核，僅憑領(lǐng)導或管理人員的打招呼代替應該履行的用印審核程序。尤其在一些企業(yè)分支機構和項目部，上述情況更為嚴重一些。
2.2.2用印監管松懈乏力
大型建筑施工企業(yè)單位公章用途廣、使用頻率高，在項目投標、資質(zhì)報審、銀行開(kāi)戶(hù)、對外聯(lián)絡(luò )等過(guò)程經(jīng)常出現大量資料集中用印的情況。這就要求印章保管人員要有較強的風(fēng)險識別能力和責任意識。一些施工企業(yè)存在印章保管人員職責不清、風(fēng)險意識不強、法律意識淡薄等現象，對本單位的印章管理制度規定和業(yè)務(wù)要求不主動(dòng)學(xué)習，責任意識較差。用印人員自行蓋章、非本企業(yè)工作人員接觸印章、監印人員離開(kāi)現場(chǎng)等情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，目前大部分施工企業(yè)對于蓋印區域缺乏定點(diǎn)管理和技防監控設施，這就埋下了企業(yè)公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”的隱患。
2.2.3表見(jiàn)代理風(fēng)險大
印章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，獨立發(fā)生效力，印章的效力也往往不因企業(yè)內部的規定或印章本身的形狀、材質(zhì)、印文等產(chǎn)生變化。近年來(lái)，因印章使用、保管不當而引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢見(jiàn)不鮮。一些分支機構章、部門(mén)章、項目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔保文件、承諾或確認其他與經(jīng)濟有關(guān)的事項，極易構成表見(jiàn)代理，存在重大經(jīng)濟風(fēng)險的隱患。一些項目部印章不按規定范圍使用，如用于分包勞務(wù)人員工傷及勞動(dòng)關(guān)系證明上，給企業(yè)帶來(lái)了不必要的訴訟風(fēng)險；有的項目章被擅自用于對分包工作量簽證單、點(diǎn)工單、對賬單和債務(wù)確認單等單據上，勢必增加項目成本，造成一定的經(jīng)濟損失，甚至引發(fā)法律糾紛；有的項目章被用于簽訂結算、借貸、擔保文件或承諾函上，嚴重違反企業(yè)決策程序，存在重大隱患。更有甚至，少數項目管理人員內外勾結，故意將項目部公章甚至是技術(shù)資料章加蓋到損害企業(yè)利益的書(shū)面資料上去，最終給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。
2.2.4異地用印難監管
大型建筑施工企業(yè)在跨地區經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，需要在異地使用單位公章時(shí)，要么派本單位印章專(zhuān)管員攜帶公章前往用印地點(diǎn)辦理用印事項，要么直接將單位公章交付申請用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過(guò)程中經(jīng)手層次多、人員雜，而且可能同時(shí)在幾個(gè)地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會(huì )加蓋許多書(shū)面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門(mén)無(wú)法對印章使用開(kāi)展有效監管，容易產(chǎn)生用印風(fēng)險。
2.2.5印章回收、封存、銷(xiāo)毀管理不到位
建筑行業(yè)交易習慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長(cháng)期以來(lái)對印章“重發(fā)放輕回收”，突出表現在項目部公章何時(shí)回收、誰(shuí)來(lái)回收、何時(shí)銷(xiāo)毀、如何銷(xiāo)毀等問(wèn)題上。由于一項建設工程從竣工驗收到完成竣工結算，再到財務(wù)銷(xiāo)項往往要經(jīng)歷較長(cháng)的周期，有的甚至長(cháng)達數年。項目一旦完成竣工驗收，項目管理班子通常就地解散或轉到其他項目了，項目印章也隨之處于個(gè)人保管或無(wú)專(zhuān)人管理的狀態(tài)中，使項目印章在不同時(shí)點(diǎn)上出現了管理要求、管理責任的不明確，即使項目竣工結算和質(zhì)量保修完畢，如何做好印章的回收、封存、銷(xiāo)毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專(zhuān)人負責和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。
2.2.6印章管理的信息化程度不高
當前，越來(lái)越多的信息化手段被運用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財務(wù)管理、施工生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統方式和手段上，比如用印申請和審批管理，基本采用書(shū)面申請和實(shí)物用印方式，能夠系統地開(kāi)發(fā)和使用電子印章及網(wǎng)上印章管理系統的企業(yè)少之又少，一旦發(fā)生印章風(fēng)險事件后往往責任不清、追溯無(wú)門(mén)。而且由于缺乏統一的印章管理信息數據庫，對印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現象此起彼伏，并因此引發(fā)了諸多法律風(fēng)險事件。
3.對策和建議
對于大型建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，印章已經(jīng)成了經(jīng)營(yíng)管理正常運行必不可少的關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源，所以必須重視對于印章的管理使用，筆者按照“全面、全員、全過(guò)程”的印章管理原則，并從風(fēng)險控制的角度出發(fā)，提出四點(diǎn)建議：
3.1建立全面的印章管理體系
首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實(shí)情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點(diǎn)。大型建筑施工企業(yè)由于組織架構復雜，下屬分子公司、臨時(shí)機構眾多，企業(yè)印章管理部門(mén)對于印章管理的實(shí)際情況，往往不能做到完全掌握，在實(shí)際管理工作中就難以抓住重點(diǎn)。因此，必須對企業(yè)自身的印章管理現狀進(jìn)行全面摸底和定期梳理，通過(guò)主管部門(mén)抽查和下屬企業(yè)自查相結合的方式，動(dòng)態(tài)掌握企業(yè)印章數量、種類(lèi)和區域分布等關(guān)鍵要素，才能有的放矢地開(kāi)展規范印章使用管理的工作。
其次，要梳理印章管理的風(fēng)險點(diǎn)，加強重點(diǎn)環(huán)節管控。要在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況的基礎上，全面梳理本單位印章管理的主要風(fēng)險點(diǎn)，采取針對性的管控措施。具體來(lái)說(shuō)，一般要重點(diǎn)加強對項目部、駐外機構等薄弱環(huán)節的管控，重視上述機構印章刻制、使用、保管、回收等關(guān)鍵環(huán)節，通過(guò)加快區域總部建設，形成異地印章使用的監管中心；要嚴格規范項目部章、分支機構章、部門(mén)章的用途范圍，通過(guò)印文內容明示等方式，限定其用途，防范不當使用引起的表見(jiàn)代理風(fēng)險；要重視加強印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內，防范失竊風(fēng)險。
再次，要優(yōu)化用印流程設計，做到效率和風(fēng)險管理兼顧。在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況和關(guān)鍵風(fēng)險控制點(diǎn)后，印章管理部門(mén)要制定一套符合企業(yè)自身實(shí)際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風(fēng)險管控的關(guān)系。具體來(lái)說(shuō)，對于用印流程要清晰明確，關(guān)鍵控制點(diǎn)負責人應有AB角的設置，關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項需要前置審核的，相關(guān)部門(mén)必須明確聯(lián)系人，印章管理部門(mén)應有24小時(shí)蓋章工作預案等。同時(shí)，還要積極運用信息化手段和其他專(zhuān)業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風(fēng)險管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風(fēng)險管控工作才能既服務(wù)于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內控管理需要。
最后，在完成上述工作的基礎上，要將相關(guān)的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。要通過(guò)制度來(lái)規范印章使用監管工作，明確各項基本標準和各級印章管理部門(mén)、管理崗位的工作職責。此外，也要通過(guò)制度的系統性規定，規范不同類(lèi)別的行政公章的體系設計，統一種類(lèi)、名稱(chēng)、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類(lèi)印章的使用范圍，區域和權限。
3.2落實(shí)全過(guò)程印章使用管理要求
圍繞印章的“刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷(xiāo)毀”等全過(guò)程，要嚴格落實(shí)以下管理要求：
3.2.1印章的刻制
應由印章主管部門(mén)統一刻制，其他部門(mén)非經(jīng)授權或制度規定，不得刻制印章；經(jīng)授權刻制印章的，在印章刻制完畢后，應當到印章主管部門(mén)辦理印模備案。
3.2.2印章的啟用
應由印章主管部門(mén)正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應注明印章啟用時(shí)間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應相應廢止。
3.2.3印章的領(lǐng)用
應由申請刻制印章的單位或部門(mén)，明確專(zhuān)人辦理領(lǐng)用手續，領(lǐng)用人應當是本單位的正式員工并進(jìn)行登記備案，不得讓他人代領(lǐng)。
3.2.4印章的保管
應由專(zhuān)人保管并有上鎖的保管箱等專(zhuān)用的保管設備。印章的保管人員應簽署保管責任書(shū)，明確保管責任。印章保管人暫時(shí)不能行使保管責任的，應和臨時(shí)保管人員辦理印章移交手續。嚴禁將印章交由非本單位人員保管。
3.2.5印章的使用
應由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應檢查是否按規定的流程、權限辦理了用印審批手續。如有不符合要求的，應由申請用印單位說(shuō)明情況及具體補辦措施，否則不得用印。申請異地使用印章的，應由申請單位派經(jīng)備案的借用人員來(lái)辦理借用手續，并明確要求歸還時(shí)間和借用期間的印章保管責任和保管要求等。
3.2.6印章的登記
應由申請用印人在用印前在專(zhuān)門(mén)的登記本上填寫(xiě)用印事項，記錄用印時(shí)間，印章保管人在用印前，應檢查對方登記情況。
3.2.7印章的回收
應由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門(mén)提出申請。在辦理回收手續時(shí)，應制作印章回收登記表，注明印章于何時(shí)起停止使用，有條件的應一并提交用印登記表，進(jìn)行歸檔保存。
3.2.8印章的銷(xiāo)毀
應由印章保管部門(mén)根據實(shí)際情況，在企業(yè)檔案管理部門(mén)的協(xié)助下，辦理銷(xiāo)毀手續。
3.3增強全員印章使用風(fēng)險防范意識
印章的使用風(fēng)險并不僅限于印章使用的保管人和責任人，而是和企業(yè)每一個(gè)員工息息相關(guān)。大型建筑施工企業(yè)要針對不同對象采取不同的印章使用風(fēng)險意識的教育和培訓。具體來(lái)說(shuō)，要逐級開(kāi)展針對印章專(zhuān)兼職管理人員的定期指導和業(yè)務(wù)培訓，不斷增強印章管理人員的法律意識、風(fēng)險意識，提高其業(yè)務(wù)技能和崗位工作水平，防范差錯風(fēng)險。對于一些基層項目部管理人員，要將全面系統地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要地提示印章管理的要求和管理責任；對于其他管理人員，要通過(guò)內控制度培訓、普法教育、專(zhuān)題講座等途徑廣泛開(kāi)展印章規范使用和風(fēng)險防范的宣貫活動(dòng)，增強全體員工的風(fēng)險防范意識和嚴格執行企業(yè)印章管理制度的自覺(jué)性。
3.4加強監督檢查，落實(shí)工作責任
大型建筑施工企業(yè)印章管理部門(mén)要加強對各類(lèi)印章管理的業(yè)務(wù)檢查和考評，健全分級、分類(lèi)管理的風(fēng)險報告和督查機制，提高處置印章風(fēng)險事件的應急能力。通過(guò)定期或不定期抽查等方式，組織開(kāi)展印章使用管理情況的合規性檢查，對存在的隱患和漏洞，要及時(shí)落實(shí)整改，努力形成印章管理的長(cháng)效機制。要落實(shí)工作責任，明確各級領(lǐng)導的監管責任和印章管理人員的保管責任，做到“專(zhuān)人保管、有人負責、責任可追溯”，對違反印章管理制度的責任人要按照有關(guān)制度規定追究其責任。認真落實(shí)“誰(shuí)掌管、誰(shuí)負責”的工作責任制，嚴格執行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強用印過(guò)程的監管。對于仿冒、私刻企業(yè)各類(lèi)公章的分包商和供應商，應要求其出具承擔因私刻印章而產(chǎn)生的一切經(jīng)濟及法律責任，情節嚴重的還應取消其合格供應商的資格。 |
