【摘要】隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟社會(huì )中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現檔案工作規范化、科學(xué)化、現代化，為社會(huì )和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。
【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 檔案管理人員 思考 檔案意識 信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)
一、做好檔案管理工作的重要意義
做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實(shí)面貌的一項重要工作�？茖W(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jì)與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著(zhù)這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長(cháng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調整經(jīng)營(yíng)策略提供準確依據，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據；另一方面有利于社會(huì )各方準確認定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實(shí)的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀(guān)念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，來(lái)全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著(zhù)企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對于實(shí)現該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會(huì )發(fā)展中的戰略作用和實(shí)際意義。
隨著(zhù)數字化、 網(wǎng)絡(luò )化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴(lài)機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數據管理模式、網(wǎng)絡(luò )信息管理模式到知識管理模式，并且隨著(zhù)管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。 在服務(wù)型社會(huì )大環(huán)境下，如何科學(xué)的開(kāi)發(fā)和利用好檔案資源，是檔案管理人員面對的新課題。根據近年來(lái)的工作實(shí)踐，我認為應該從以下幾個(gè)方面去努力。
三、立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實(shí)現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實(shí)的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎上，各單位都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
四、廣開(kāi)收集渠道，努力把好收集關(guān)
檔案的種類(lèi)名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過(guò)程中要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節。
1、健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )作用。要結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò )體系，協(xié)調各部門(mén)配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò )，這是做好檔案收集工作的基礎。
2、專(zhuān)職檔案管理人員應與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時(shí)收集工作的檢查和指導工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。
3、文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導重視、各部門(mén)配合外，更重要的是檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案管理人員應根據檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時(shí)間的規律主動(dòng)收集，把握文件收集的主動(dòng)權，把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的的重要材料都收集起來(lái)。要加強與各部門(mén)的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。階段工作結束或年度工作完結，檔案管理人員應主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開(kāi)展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應加強宣傳，通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。
五、拓寬知識層面，實(shí)現管理現代化
檔案數量越來(lái)越大，檔案的種類(lèi)越來(lái)越多。因此，只有實(shí)現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問(wèn)題。
1、加強管理意識。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂(lè )于奉獻的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。
2、掌握現代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數字化、信息化是信息社會(huì )對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學(xué)習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的綜合型檔案管理人才。
3、利用現代化技術(shù)，整理檔案。利用 計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì )。
六、 創(chuàng )新工作思維，提高檔案利用率
檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。
1、加強編研工作。要搞好檔案編研就要主動(dòng)了解社會(huì )需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過(guò)對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統、更精練。因此，要從實(shí)際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。
2、積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面。檔案管理人員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀(guān)念，克服“守攤式”的被動(dòng)服務(wù)觀(guān)念，充分發(fā)揮助手作用，利用現代信息化技術(shù)提供遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實(shí)現檔案信息資源共享。 檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。
3、建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進(jìn)技術(shù)設備和現代化管理手段，按照國家的有關(guān)規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。
4、嚴格執行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會(huì )建設提供及時(shí)、準確、周到的服務(wù)。
綜上所述，科學(xué)規范的檔案管理只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢的需要，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面�？茖W(xué)規范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步做出應有的貢獻。展望未來(lái)，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會(huì )主義檔案管理道路，一定會(huì )實(shí)現檔案管理工作的規范化、科學(xué)化、法制化。
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